Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? Karar Örneği ve Noter İşlemi

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunda alınan kararların ve apartman yönetimine ilişkin belirli işlemlerin kayıt altına alındığı, sayfaları noter tarafından onaylanmış resmi nitelikte bir yönetim defteridir. Karar defteri kullanılmadan önce noter tasdikinden geçirilmeli, kurul kararları tarih sırasıyla yazılmalı ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmalıdır. Yönetici ayrıca defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırmakla yükümlüdür.

Deftere yalnızca hangi kararın alındığını yazmak yeterli değildir. Toplantının tarihi, katılımcılar, görüşülen konular, oylama sonuçları ve karara karşı çıkanların itirazları da açık biçimde kaydedilmelidir. Eksik veya çelişkili kayıtlar, yönetici seçimi, ortak giderlerin belirlenmesi ve kararların uygulanması sırasında hukuki uyuşmazlıklara yol açabilir.

Apartman Karar Defteri Nedir ve Ne İşe Yarar?

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunun iradesini yazılı olarak ortaya koyan ve yönetim faaliyetlerinin geçmişe dönük incelenmesini sağlayan temel kayıttır. Defter sayesinde hangi toplantıda hangi kararın alındığı, kararın hangi oylarla kabul edildiği ve uygulama sorumluluğunun kime verildiği belirlenebilir.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi, kurul kararlarının birden başlayarak sıra numarası taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdik edilmiş deftere yazılmasını öngörür. Kanunun 36. maddesi ise yöneticinin kararlar yanında protokolleri, ihtar ve tebligatların özetleri ile tarihlerini ve bütün giderleri tarih sırasıyla kaydetme yükümlülüğünü düzenler. Bu hükümler Adalet Bakanlığı tarafından erişime sunulan mevzuat metninde yer almaktadır.

Karar defterinin başlıca işlevleri şunlardır:

• Kat malikleri kurulunun aldığı kararları belgelemek.
• Yönetici ve denetçi seçimlerini kayıt altına almak.
• Ortak alanların bakım ve onarımına ilişkin yetkilendirmeleri göstermek.
• Kararların kabul ve ret oylarını belirlemek.
• Yönetim değişikliklerinde önceki kararların izlenmesini sağlamak.
• Uyuşmazlıklarda toplantı ve karar süreçlerine ilişkin delil sunmak.

Karar defteri ile yönetim planı aynı belge değildir. Yönetim planı, apartmanın yönetim esaslarını düzenleyen ve kat maliklerini bağlayan temel metindir. Karar defteri ise bu çerçevede yapılan toplantıları ve alınan kararları kaydeder. Kurul kararları, yönetim planının ve kanunun emredici hükümlerine aykırı olamaz.

Apartman Karar Defteri Nasıl Doldurulur?

Apartman karar defteri nasıl doldurulur? sorusunun uygulamadaki karşılığı, toplantının gerçek seyrini eksiksiz ve anlaşılır şekilde kaydetmektir. Kararların kronolojik sırayla yazılması, katılımcıların doğru gösterilmesi ve oylamaların açıkça belirtilmesi gerekir. Özellikle sonradan değiştirilmeye elverişli, belirsiz veya eksik kayıtlar bırakılmamalıdır.

Bir kat malikleri kurulu toplantısının deftere geçirilmesinde şu sıra izlenebilir:

1. Toplantı bilgilerini yazın: Apartmanın adı veya adresi, toplantı tarihi, toplantı yeri ve toplantının olağan ya da olağanüstü olduğu belirtilir.
2. Katılım durumunu belirleyin: Hazır bulunan kat malikleri, temsilciler ve vekâleten katılan kişiler tespit edilir. Hazirun listesi düzenlenmişse kayıtla ilişkilendirilir.
3. Toplantı yeter sayısını kaydedin: İlk veya ikinci toplantının yapıldığı, ilgili sayı ve arsa payı koşullarının sağlanıp sağlanmadığı açıklanır.
4. Gündem maddelerini sıralayın: Yönetici seçimi, işletme projesi, bakım giderleri ve diğer konular ayrı ayrı gösterilir.
5. Karar metnini oluşturun: Her kararın konusu, uygulanma yöntemi, varsa bedeli ve sorumlusu anlaşılır biçimde belirtilir.
6. Oylama sonucunu yazın: Kabul, ret ve çekimser oylar kaydedilir. Kararın gerektirdiği özel yeter sayı varsa ayrıca değerlendirilir.
7. İmzaları tamamlayın: Toplantıya katılan maliklerin veya yetkili temsilcilerinin imzaları alınır. Karşı oy kullananların gerekçeleri belirtilir.
8. Belgeleri saklayın: Çağrı belgeleri, vekâletler, teklifler, gider belgeleri ve ilgili diğer kayıtlar düzenli biçimde muhafaza edilir.

Karar numarası ve tarih nasıl yazılmalıdır?

Kararların birbirinden ayırt edilebilmesi için karar numarası kullanılması yararlıdır. Kanunun açıkça zorunlu tuttuğu unsur, noter tasdikli defterin sayfa numaralarının birbirini izlemesidir. Kararların ayrıca numaralandırılması ise kayıtları bulmayı ve yazışmalarda kararlara atıf yapmayı kolaylaştıran bir düzenleme yöntemidir.

Karar tarihi, toplantının yapıldığı gerçek tarih olmalıdır. Sonradan deftere aktarılan bir karar için gerçekte yapılmamış toplantı tarihi oluşturulmamalı veya eski tarihli imza alınmamalıdır. Uzun kararlar birden fazla sayfaya taşabilir. Böyle durumlarda metnin devamlılığı korunmalı ve imzaların hangi kararları kapsadığı açık bırakılmalıdır.

Toplantı Yeter Sayısı ve İmza Düzeni Nasıl Belirlenir?

Defterin düzgün tutulması, toplantının hukuka uygun yapılmasının yerine geçmez. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesine göre ilk toplantının yapılabilmesi için kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanması gerekir. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa kanuni koşullarla yapılacak ikinci toplantıda genel karar yeter sayısı, toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. Ancak özel çoğunluk gerektiren konular bu genel kuralın dışındadır.

Yönetici atanması buna önemli bir örnektir. Kanunun 34. maddesi, yöneticinin kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla atanmasını arar. Dolayısıyla yalnızca toplantıya katılanların çoğunluğunun yöneticiyi desteklemesi, her durumda yeterli olmayabilir.

Karara karşı çıkan kişiler nasıl imza atar?

Karara karşı oy kullanan kat maliki, defteri imzalamaktan kaçınmak yerine karşı çıkış nedenini belirterek imzalamalıdır. Kanunun 32. maddesi bu yöntemi açıkça düzenler. Örneğin bir malik, bakım giderinin hesaplanmasına karşı çıkıyorsa kararın altına gerekçesini yazabilir veya kendi imzasıyla ilişkilendirilen açık bir karşı oy açıklaması ekletebilir.

Karşı oyla birlikte imza atılması, kararın kabul edildiği anlamına gelmez. Bu imza, toplantıya katılımın ve karşı çıkışın belgelenmesine hizmet eder. Karar metninin oybirliğiyle kabul edilmiş gibi yazılması veya karşı oy gerekçesinin kayda geçirilmemesi daha sonra ispat sorunları doğurabilir.

Vekâleten katılanların imzası geçerli midir?

Kat maliki toplantıya bizzat katılmak zorunda değildir. Kanundaki temsil sınırlamalarına uyularak yetkilendirilen vekil, malik adına oy kullanabilir. Karar defterinde temsil edilen malik ile imzayı atan vekilin kimliği birbirinden ayırt edilebilmelidir.

Her vekâletin mutlaka noterlikte düzenlenmesi gerektiği yönünde genel bir kural ileri sürülemez. Temsil yetkisinin kapsamı, kanuni sınırlar ve ilgili işlem için aranan özel koşullar birlikte değerlendirilmelidir. Vekâlet belgesinin toplantı evrakı arasında korunması, yetki tartışmalarının önlenmesine yardımcı olur.

Apartman Karar Defteri Doldurma Örneği

Bir apartman karar defteri doldurma örneği hazırlanırken toplantının başlangıcından kararların imzalanmasına kadar bütün temel bilgiler birbirini tamamlamalıdır. Aşağıdaki metin, yönetici seçimi ve görev dağılımına ilişkin temsili bir kayıttır. Gerçek bir toplantıda katılımcılar, oylar, arsa payları ve kararların içeriği somut duruma göre değiştirilmelidir.

Apartman Karar Defteri Karar Örneği: Yönetici Seçimi

Toplantı: Örnek Apartmanı Kat Malikleri Kurulu Olağan Toplantısı

Tarih: 15.02.2026

Yer: Apartman toplantı alanı

Konu: Yönetici seçimi ve yönetim işlemlerinin yürütülmesi

Toplantı kaydı: Apartman kat malikleri, önceden bildirilen gündemi görüşmek üzere belirtilen tarihte toplanmıştır. Hazır bulunan maliklerin ve yetkili temsilcilerin isimleri katılım listesine geçirilmiştir. Toplantı için gerekli yeter sayının sağlandığı tespit edilerek görüşmelere başlanmıştır.

Karar 1: Apartmanın yönetici görevine kat maliki Ahmet Yılmaz'ın bir yıllık dönem için seçilmesi görüşülmüştür. Yapılan oylamada, seçimi destekleyen kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından kanuni çoğunluğu sağladığı tespit edilerek Ahmet Yılmaz'ın yönetici olarak atanmasına karar verilmiştir.

Karar 2: Yeni yöneticinin apartmanın ortak giderlerine ilişkin belgeleri teslim almasına, mevcut bakım sözleşmelerini incelemesine ve kat malikleri kurulunun kararlarını uygulamak üzere gerekli yönetim işlemlerini yürütmesine karar verilmiştir. Kanunen veya yönetim planı gereğince ayrıca yetki verilmesi gereken işlemler saklı tutulmuştur.

Oylama: Her karar için kabul, ret ve varsa çekimser oylar ayrı ayrı kaydedilmiştir. Karşı oy kullanan maliklerin gerekçeleri ilgili kararların altına yazılmıştır.

İmzalar: Toplantıya katılan kat malikleri ve yetkili temsilcilerin adları, temsil ettikleri bağımsız bölümler ve imzaları kayda eklenmiştir.

Bu örnekte geçen kişi ve toplantı bilgileri tamamen temsilidir. Gerçek defterde yalnızca “oyçokluğuyla kabul edildi” ifadesinin kullanılması yerine mümkün olduğunda sayısal oy dağılımının ve gerekli arsa payı çoğunluğunun gösterilmesi daha açıklayıcı olur.

Ortak Gider ve İşletme Projesi Karar Örneği

Apartman yönetiminde sık kullanılan başka bir karar türü, yıllık giderlerin ve işletme projesinin görüşülmesidir. Bu tür kararlarda yalnızca toplanacak aidatın belirtilmesi yerine giderlerin dayanağı ve paylaşım esasları da gösterilmelidir.

Karar 3: Apartmanın ortak elektrik, temizlik, asansör bakım ve diğer yönetim giderlerini içeren yıllık işletme projesi görüşülmüştür. Tahmini gelir ve gider kalemleri ile bağımsız bölümlere düşen avans tutarlarını gösteren çizelgeler değerlendirilmiştir. Kanunda ve yönetim planında öngörülen gider paylaşım esasları gözetilerek işletme projesinin kabulüne karar verilmiştir.

Uygulama: Onaylanan işletme projesindeki tutarların kat maliklerine bildirilmesine, tahsilatların kayıt altına alınmasına ve giderlerin belgeleriyle birlikte saklanmasına karar verilmiştir.

Bu kayıtta işletme projesinin kendisi ayrıca saklanmalıdır. Özellikle her bağımsız bölüme aynı aidatın uygulanacağı varsayımıyla karar hazırlanmamalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesindeki gider paylaşım esasları ve hukuken geçerli farklı anlaşmalar dikkate alınmalıdır.

Apartman Karar Defteri Noter Onayı Nasıl Yapılır?

Apartman karar defterinin noter onayı, kullanılacak defterin kanunda belirtilen biçimde tasdik edilmesini sağlayan işlemdir. Kararların yazılacağı defterin sayfaları numaralandırılmış olmalı ve her sayfası noter mührüyle onaylanmalıdır.

İlk defa defter açılacaksa yönetim adına noterliğe başvurularak kullanılacak defter ibraz edilir. Mevcut defterin dolması veya değiştirilmesi durumunda yeni defterin kullanılmadan önce tasdik işleminin tamamlanması gerekir. Önceki defterin kayıtları ve varsa kapanış işlemleri de korunmalıdır.

Noterin defteri tasdik etmesi, deftere ileride yazılacak her kararın hukuka uygun olduğunu onayladığı anlamına gelmez. Toplantının usulüne uygun çağrılması, gerekli çoğunluğun sağlanması ve kararın kanuna uygun olması ayrı konulardır.

Apartman Karar Defteri Noter Onayı İçin Gerekli Belgeler

Apartman karar defteri noter onayı için gerekli belgeler, defterin ilk açılışı, mevcut defterin devamı veya yıl sonu kapanışı gibi işlemlere göre değişebilir. Kat Mülkiyeti Kanunu bütün noterlik işlemleri için değişmez ve tek bir belge listesi düzenlemediğinden, başvuru öncesinde ilgili noterlikten işlem bazında bilgi alınmalıdır.

Uygulamada hazırlanması yararlı olan belgeler şunlardır:

• Karar defteri: Açılış tasdiki yaptırılacak yeni defter veya kapanış işlemi yapılacak mevcut defter.
• Kimlik belgesi: Noterlikte işlemi gerçekleştirecek kişinin geçerli kimliği.
• Yönetici seçimi kararı: Başvuran kişinin yönetici olduğunu ve apartman adına işlem yapma yetkisini gösteren mevcut karar kaydı.
• Apartman bilgileri: Apartmanın açık adresi ve yönetimin tanımlanmasını sağlayan bilgiler.
• Temsil belgesi: İşlem yönetici dışında bir kişi tarafından gerçekleştiriliyorsa uygun yetki belgesi.
• Önceki defter: Defter yenileme veya kayıtların devamıyla ilgili işlemlerde noterlikçe istenebilecek eski defter.

İlk defter açılışında henüz noter tasdikli bir yönetici seçimi kararı bulunmayabilir. Bu nedenle yeni kurulan yönetimlerde veya eski defterin bulunamadığı durumlarda belge listesi ayrıca netleştirilmelidir. Tapu kaydı, bağımsız bölüm listesi veya başka belgelerin her başvuruda kesinlikle zorunlu olduğu varsayılmamalıdır.

Yıl Sonu Kapanış Tasdiki Ne Zaman Yapılır?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesi uyarınca yönetici, karar defterini her takvim yılının bitmesinden itibaren bir ay içinde notere kapattırmak zorundadır. Bu nedenle olağan durumda yıl sonu kapanış tasdiki takip eden Ocak ayı içerisinde tamamlanmalıdır.

Örneğin 2026 yılına ait defter kayıtları için kapanış işlemi, 2026 takvim yılının sona ermesini izleyen bir aylık dönemde yaptırılır. Apartmanın olağan toplantısını şubat veya mart ayında yapması, kanundaki takvim yılı esasını kendiliğinden değiştirmez.

Kapanış tasdikinin unutulması halinde eksiklik görmezden gelinmemelidir. Mevcut defter ve kayıtlarla noterliğe başvurulmalı, yapılabilecek işlem açıklığa kavuşturulmalıdır. Geçmiş tarihli sahte tasdik veya gerçeğe aykırı kayıt oluşturulması uygun bir çözüm değildir.

Apartman Karar Defteri Noter Ücreti Ne Kadardır?

Noter işlemlerinin maliyeti, yürürlükteki noterlik ücret tarifesi ve gerçekleştirilen işlemin kapsamına bağlıdır. Açılış ve kapanış işlemleri, defterin sayfa sayısı ile talep edilen ek işlemler bakımından farklı maliyetler doğurabilir.

Ücretler zaman içinde değiştiği için sabit bir noter tasdik bedeli vermek yanıltıcı olabilir. Güncel tarife Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü tarafından duyurulmaktadır. Başvuru öncesinde ilgili noterlikten yapılacak işleme göre ücret bilgisi alınması gerekir.

Noterlik giderinin apartmanın ortak yönetim giderleri kapsamında karşılanması söz konusu olabilir. Bu ödeme için düzenlenen belgenin de yönetim kayıtları arasında saklanması gerekir.

Karar Defterine Hangi İşlemler Yazılmalıdır?

Karar defteri yalnızca yönetici seçiminin kaydedildiği bir belge değildir. Kat malikleri kurulunun yönetimle ilgili aldığı kararlar ve kanunun 36. maddesinde sayılan yönetim işlemleri defterin kapsamına girer.

İşlem türü	Kaydedilmesi gereken bilgi
Yönetici seçimi	Seçilen kişi, görev dönemi ve oylama sonucu
Denetçi seçimi	Seçilen kişi veya kurul ve kararın kapsamı
İşletme projesi	Görüşülen proje, karar sonucu ve ilgili ekler
Bakım ve onarım	İşin kapsamı, yetkilendirme ve gider bilgileri
İhtar ve tebligat	İşlemin özeti ve ilgili tarihler
Gider kayıtları	Harcamanın konusu, tutarı ve dayanak belgeleri

Her faturanın bütün ayrıntılarının karar metnine dönüştürülmesi gerekli değildir. Ancak kanunun giderlerin kaydedilmesine ilişkin yükümlülüğü yerine getirilmeli, dayanak belgeler ayrıca korunmalıdır. Uygulamada gelir ve giderlerin izlenmesi için yardımcı hesap çizelgeleri veya ayrı kayıt sistemleri kullanılabilir. Bunlar kanunda öngörülen defter yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Karar Defterinde Hata Yapılırsa Ne Olur?

Karar defterindeki her yazım hatası, ilgili kararın otomatik olarak geçersiz olduğu anlamına gelmez. Bununla birlikte kararın anlamını değiştiren, oy dağılımını belirsizleştiren veya imzaların hangi metne ait olduğunu tartışmalı hale getiren hatalar ciddi hukuki sorunlara neden olabilir.

Küçük maddi hatalarda kaydın okunabilirliğini koruyan ve değişikliği açıkça gösteren bir düzeltme yöntemi tercih edilmelidir. Hatalı bilgiyi iz bırakmadan silmek, sayfa koparmak veya eski metnin üzerine yeni karar yazmak kayıt güvenilirliğini zedeler.

Esaslı bir karar değişikliği gerekiyorsa önceki kararı sessizce değiştirmek yerine yetkili kurulun usulüne uygun biçimde yeni karar alması gerekir. Yeni kayıtta değiştirilen kararın tarihi ve konusu belirtilerek kararlar arasındaki bağlantı kurulabilir.

Karar defterinde imza eksikse ne yapılır?

Toplantıya katılmış bir kişinin imzasının bulunmaması, öncelikle toplantı ve katılım kayıtları üzerinden değerlendirilmelidir. Hazirun listesi, çağrı belgeleri ve varsa toplantı tutanağı incelenmelidir. Sonradan imza tamamlanması düşünülüyorsa bunun gerçek katılımı yansıtması ve yanıltıcı tarih kullanılmaması önemlidir.

İmza eksikliğinin karar üzerindeki hukuki etkisi, kararın niteliğine ve diğer delillere göre değişebilir. İmzası eksik olan kişinin toplantıya gerçekten katılıp katılmadığı veya hangi yönde oy kullandığı konusunda uyuşmazlık varsa durum yalnızca deftere yeni bir imza eklenerek çözülemeyebilir.

Karar Defteri Kaybolursa veya Sayfaları Biterse Ne Yapılır?

Karar defterinin kaybolması, önceki toplantıların ve yönetim işlemlerinin belgelenmesini güçleştirir. Böyle bir durumda mevcut belgeler, noterlik kayıtları, toplantı tutanakları ve yönetimin diğer evrakı araştırılmalıdır. Defterin nasıl kaybolduğu tespit edilebiliyorsa olayın koşulları ayrıca kayıt altına alınmalıdır.

Kaybolan defterin yerine geçmişte hiç tutulmamış gibi geriye dönük yeni bir defter düzenlenmemelidir. Önceki kararların ispatı ve yeni defterin açılması konusunda somut duruma uygun noterlik ve hukuki işlem değerlendirilmelidir.

Defterin sayfaları dolduğunda ise yeni defterin kullanılmadan önce noter tarafından tasdik edilmesi gerekir. Eski defter atılmamalı; yeni defterin açılış bilgileri ve kayıtların devamlılığı, önceki defterle ilişkilendirilebilecek biçimde korunmalıdır.

Yeni Seçilen Yönetici Karar Defterini Nasıl Teslim Almalıdır?

Yönetici değişikliğinde karar defteri, yönetimin diğer belgeleriyle birlikte yeni yöneticiye teslim edilmelidir. Teslim işleminin yazılı tutanakla yapılması, ileride hangi belgelerin devredildiğine ilişkin tartışmaları azaltır.

Teslim sırasında özellikle şu unsurlar kontrol edilmelidir:

• Karar defterinin mevcut olması ve sayfalarının bütünlüğü.
• Noter açılış ve kapanış işlemlerine ilişkin kayıtlar.
• Son yönetici seçimi kararının ve imzaların bulunması.
• Toplantı çağrıları, vekâletler ve katılım listeleri.
• İşletme projeleri, gelir ve gider belgeleri ile sözleşmeler.
• Devam eden borçlar, alacaklar ve yönetim uyuşmazlıklarına ilişkin belgeler.

Yeni yönetici, önceki dönemdeki eksiklikleri tespit ettiğinde bunları belgelendirmeli ve gerekli işlemleri değerlendirmelidir. Defterin teslim alınması, önceki yöneticinin bütün işlemlerinin doğru veya hukuka uygun olduğunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Karar Defterindeki Bir Karara Nasıl İtiraz Edilir?

Kat malikleri kurulu kararına karşı çıkılması ile kararın mahkeme tarafından iptal edilmesi farklı işlemlerdir. Toplantıda karşı oy kullanılması ve gerekçenin karar defterine geçirilmesi, uyuşmazlığın belgelenmesini sağlar. Ancak bu işlem tek başına kararı ortadan kaldırmaz.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 33. maddesine göre toplantıya katılıp aykırı oy kullanan kat maliki, karar tarihinden itibaren bir ay içinde iptal davası açabilir. Toplantıya katılmayan malik bakımından bir aylık süre kararın öğrenilmesinden başlar. Genel olarak karar tarihinden itibaren altı aylık üst sınır bulunur. Yokluk veya mutlak butlan nedeniyle hükümsüzlük durumlarında ise kanunun öngördüğü süre koşulları uygulanmaz.

Başvuru mercii, ana taşınmazın bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesidir. Kararın niteliği, toplantı usulü, oy çoğunluğu, karşı oy kaydı ve tebligat belgeleri uyuşmazlığın değerlendirilmesinde önem taşıyabilir.

Noter tasdiki bulunması, hukuka aykırı bir kurul kararını kendiliğinden geçerli hale getirmez. Aynı şekilde bir şekil eksikliğinin her olayda aynı hukuki sonucu doğuracağı da varsayılmamalıdır. Özellikle dava süreleri söz konusu olduğunda yalnızca yönetime yapılan yazılı itirazla yetinilmesi hak kaybı riski oluşturabilir.

Karar Defteri Tutarken En Sık Yapılan Hatalar

Apartman yönetimlerinde sorunların önemli bir bölümü, kararın içeriğinden ziyade kararın nasıl belgelendiğine ilişkin eksikliklerden kaynaklanabilir. Şu uygulamalardan kaçınılmalıdır:

• Noter tasdiki yapılmamış defteri olağan karar defteri olarak kullanmak.
• Toplantıya katılmayan kişileri hazır bulunmuş gibi göstermek.
• Karar yeter sayısını kontrol etmeden yalnızca çoğunluk ifadesi kullanmak.
• Karşı oyları ve gerekçelerini kayda geçirmemek.
• İmzalanmış kararların içeriğini sonradan tek taraflı değiştirmek.
• Kanunda özel çoğunluk öngörülen işlemleri genel oyçokluğuyla kabul edilmiş saymak.
• Yıllık noter kapanış tasdikini ihmal etmek.
• Defteri ve giderlerin dayanak belgelerini birbirinden kopuk şekilde saklamak.

Karar metinlerinin uygulanabilir olması da önemlidir. Örneğin “asansörün onarılmasına karar verildi” ifadesi, işin kapsamını ve yetkilendirmeyi yeterince açıklamayabilir. Onarımın hangi ihtiyaç nedeniyle yapılacağı, tekliflerin nasıl değerlendirileceği ve yöneticiye hangi sınırlar içinde yetki verildiği belirtilirse kararın uygulanması ve denetlenmesi kolaylaşır.

Özellikle yüksek maliyetli işlemlerde alınan tekliflerin ve teknik raporların toplantı belgeleri arasında saklanması yararlıdır. Böylece karar defterindeki kısa karar metni ile uygulamaya esas ayrıntılı belgeler arasında doğrulanabilir bir bağlantı kurulabilir.

Karar Defterini Kimler İnceleyebilir ve Nasıl Saklanmalıdır?

Karar defteri, apartman yönetiminin ortak işlerine ilişkin kayıtları içerdiğinden kat maliklerinin yönetim faaliyetlerini denetlemesi bakımından önemlidir. Kat malikleri, ilgili karar ve hesaplar hakkında bilgi talep edebilir. İnceleme taleplerinde yönetimin hesap verme yükümlülüğü, belgelerin korunması ve üçüncü kişilere ait kişisel verilerin gizliliği birlikte değerlendirilmelidir.

Defterin aslının sürekli olarak farklı kişilere teslim edilmesi, kaybolma veya tahrifat riskini artırabilir. Yönetimin kontrolünde inceleme imkânı sağlanması ve gerekli durumlarda ilgili karar örneğinin verilmesi daha güvenli bir yöntem olabilir. Resmî işlemlerde kullanılacak örneğin ayrıca noter onayı gerektirip gerektirmediği ise ilgili kurumun talebine bağlıdır.

Fiziksel karar defteri kuru, güvenli ve yetkisiz müdahaleye kapalı bir ortamda tutulmalıdır. Sayfaların dijital kopyalarının oluşturulması, belgelere erişimi ve yedeklemeyi kolaylaştırabilir; ancak dijital kopya, kanunun aradığı noter tasdikli fiziki defterin yerine kendiliğinden geçmez.

Yönetici, defteri saklarken yalnızca güncel kararları değil, önceki dönemlere ait kayıtların bütünlüğünü de korumalıdır. Özellikle yönetici değişikliği, aidat uyuşmazlığı veya ortak alanlara ilişkin anlaşmazlıklarda geçmiş kararların eksiksiz bulunması, apartman yönetiminin işlemlerinin denetlenebilmesi açısından belirleyici olabilir.