Apartman Yönetimi Nasıl Kurulur? Yönetici Seçimi ve Görevler

Apartman yönetimi kurmak için kat maliklerinin usulüne uygun şekilde toplanması, yönetici veya yönetim kurulunu seçmesi ve alınan kararları karar defterine işlemesi gerekir. Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan ana taşınmazlarda yönetici atanması zorunludur. Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından çoğunluğuyla seçilir. Seçimin ardından ortak giderlerin planlanması, banka hesabının açılması ve yönetim belgelerinin düzenlenmesiyle yönetim faaliyetleri yürütülmeye başlanır.

Apartman yönetiminin kurulması, yeni bir şirket oluşturulması anlamına gelmez. Kat malikleri kurulu, taşınmazın ortak alanlarını ve giderlerini yönetme yetkisini seçtiği yöneticiye veya üç kişilik yönetim kuruluna verir. Bu yetkinin kapsamını Kat Mülkiyeti Kanunu, tapuda kayıtlı yönetim planı ve hukuka uygun kurul kararları belirler.

Apartman Yönetimi Kanunu ve Hukuki Dayanak

Apartman yönetimi kanunu olarak bilinen temel düzenleme, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'dur. Kanunun 27 ile 41. maddeleri arasında kat malikleri kurulunun yetkileri, toplantı usulleri, yönetici seçimi, yöneticinin görevleri ve denetim esasları düzenlenir. İlgili hükümler Adalet Bakanlığı tarafından erişime sunulan mevzuat üzerinden incelenebilir.

Kanuna göre ana taşınmazın yönetiminden esas olarak kat malikleri kurulu sorumludur. Yönetici ise bu kurulun kararlarını uygular ve kendisine verilen yetkiler kapsamında günlük yönetim işlerini yürütür. Dolayısıyla yönetici, apartmanın bütün kararlarını tek başına alma yetkisine sahip değildir.

Yönetim planı, apartmanın kullanım biçimini, yönetim düzenini, yönetici ve denetçinin ücretini ve diğer yönetim esaslarını belirleyen bağlayıcı belgedir. Kat mülkiyeti kurulurken hazırlanan bu belge tapu kayıtları arasında bulunur. Yönetim planının değiştirilmesi için kural olarak bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir. Yönetim planındaki hükümler, kanunun emredici kurallarına aykırı olamaz.

Apartman Yönetimi Kaç Kişiden Oluşur?

Apartman yönetimi bir yöneticiden veya üç kişilik yönetim kurulundan oluşabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi, kat maliklerine bu iki yönetim modelinden birini seçme imkânı tanır. Yönetimin mutlaka başkan, başkan yardımcısı ve saymandan oluşması gerektiğine ilişkin genel bir yasal zorunluluk bulunmaz.

Bağımsız bölüm sayısına göre yöneticilik zorunluluğu değişir:

• Sekiz veya daha fazla bağımsız bölüm: Yönetici atanması zorunludur. Tek yönetici veya üç kişilik yönetim kurulu seçilebilir.
• Yedi veya daha az bağımsız bölüm: Yönetici atanması zorunlu değildir. Ancak kat malikleri ortak işlerin yürütülmesi için yönetici seçebilir.
• Bütün bağımsız bölümler tek kişiye aitse: Taşınmazın maliki kanunen yönetici durumundadır.

Yönetici kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan seçilen bir kişi de olabilir. Profesyonel apartman yöneticisiyle çalışılması, kat maliklerinin karar alma ve denetleme yetkilerini ortadan kaldırmaz.

Yönetim kurulu tercih edildiğinde üyelerin görev dağılımının karar defterinde belirtilmesi yararlıdır. Örneğin bir üye banka işlemlerini, diğer üye bakım ve onarım çalışmalarını takip edebilir. Ancak iç görev dağılımı yapılması, kurul üyelerinin kanundan ve üstlendikleri görevlerden doğan sorumluluklarını kendiliğinden kaldırmaz.

Apartman Yönetimi Kurma İşlemleri Nasıl Yapılır?

İlk kez yönetim oluşturulacak bir binada işlemlere tapu kayıtlarının ve yönetim planının incelenmesiyle başlanmalıdır. Ardından kat maliklerinin katılımıyla toplantı düzenlenir. Yönetici seçimi ve uygulanacak yönetim düzeni karara bağlanır.

1. Kat maliklerini belirleyin: Bağımsız bölümlerin maliklerini ve arsa paylarını güncel tapu kayıtlarına göre tespit edin. Kiracıların bilgilerini ayrıca kaydedin.
2. Yönetim planını inceleyin: Toplantı zamanı, yönetim modeli, gider paylaşımı ve yöneticilik hükümlerini kontrol edin.
3. Toplantı hazırlığını yapın: Toplantının tarihini, yerini ve gündemini belirleyin. Maliklere gerekli usulde bilgi verin.
4. Yönetici adaylarını belirleyin: Tek yönetici veya üç kişilik yönetim kurulu seçeneğini değerlendirin. Adayların görevi kabul etmesini sağlayın.
5. Seçimi gerçekleştirin: Toplantı ve karar yeter sayılarını ayrı ayrı kontrol ederek oylama yapın.
6. Kararları kayıt altına alın: Seçim sonucunu, görev süresini, ücret ve yetkileri noter tasdikli karar defterine yazın.
7. Yönetim işlemlerini başlatın: Banka hesabı, işletme projesi, ortak gider kayıtları ve hizmet sözleşmelerine ilişkin işlemleri tamamlayın.

Bu sıranın izlenmesi, özellikle yeni teslim edilmiş apartmanlarda ortaya çıkabilecek yetki ve belge eksikliklerini azaltır. Önceki bir yönetim bulunuyorsa ayrıca geçmiş dönem hesaplarının ve yönetim belgelerinin devri gerekir.

Kat Malikleri Toplantısı Nasıl Yapılır?

Toplantı çağrısı ve gündem

Kat malikleri kurulu, yönetim planında belirtilen zamanda yılda en az bir kez toplanır. Yönetim planında toplantı zamanı belirtilmemişse olağan toplantı her takvim yılının ilk ayında yapılır. Toplu yapılarda toplantı dönemine ilişkin özel hükümler bulunduğundan site yönetimlerinde ayrıca bu düzenlemeler incelenmelidir.

Önemli bir sebep ortaya çıktığında yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri olağanüstü toplantı yapılmasını isteyebilir. Olağanüstü toplantı çağrısının, toplantı tarihinden en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilmesi ve toplantı sebebinin açıklanması gerekir.

İlk çağrıda ikinci toplantının yeri ve tarihi de belirtilmelidir. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı en geç 15 gün içinde yapılır. İki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır. Olağan toplantıların çağrı usulünde ise yönetim planı ve somut durum ayrıca değerlendirilir.

Toplantı ve seçim için gereken çoğunluk

İlk toplantının yapılabilmesi için kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılması gerekir. İlk toplantıda yeter sayı oluşmazsa ikinci toplantıda genel kararlar, kanunda özel çoğunluk öngörülmeyen durumlarda katılanların salt çoğunluğuyla alınabilir.

Yönetici seçiminde özel çoğunluk şartı vardır. Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu ile atanır. İkinci toplantının yapılabilmesi, yönetici seçimindeki bu özel çoğunluk şartını ortadan kaldırmaz. Yalnızca toplantıya gelenlerin çoğunluğunun oyunu almak her durumda yeterli değildir.

Her kat maliki kural olarak bir oy hakkına sahiptir. Birden fazla bağımsız bölümü bulunan malikin oyları için kanuni üst sınır uygulanır. Malik toplantıya vekil aracılığıyla da katılabilir. Vekâleten kullanılabilecek oy sayısına ilişkin sınırlamalar bulunduğundan, temsil belgelerinin ve oy dağılımının toplantı öncesinde kontrol edilmesi gerekir.

Yönetici Seçim Kararı Nasıl Hazırlanır?

Yönetici seçim kararı, seçilen kişinin hangi taşınmazı hangi yetkiyle yöneteceğini gösteren temel belgedir. Banka işlemlerinde, hizmet sağlayıcılarla ilişkilerde ve olası uyuşmazlıklarda bu kararın açık olması önem taşır.

Karar metninde şu bilgilerin bulunması önerilir:

• Toplantı tarihi, yeri ve toplantıya katılan maliklerin bilgileri.
• Toplantıya katılımın sayı ve arsa payı yönünden durumu.
• Yönetici veya yönetim kurulu üyelerinin kimlik bilgileri.
• Seçimde kullanılan oylar ve kararın hangi çoğunlukla alındığı.
• Yöneticinin görev süresi, kararlaştırılmışsa ücreti ve özel yetkileri.
• Banka hesabı, ödeme işlemleri ve temsil konusunda verilen yetkiler.

Kararlar, sayfaları noter tarafından tasdik edilmiş karar defterine işlenir ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanır. Karara karşı oy kullanan maliklerin aykırılık gerekçeleriyle imza atmaları gerekir.

Yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır. Önceki yönetici yeniden seçilebilir. Görev süresinin devam ettiği varsayımıyla yeni seçim yapılmadan uzun yıllar işlem yürütülmesi, özellikle temsil yetkisinin ispatında uyuşmazlık yaratabilir.

Apartman Yöneticisinin Görevleri ve Yetkileri Nelerdir?

Yöneticinin temel görevi, apartmanın ortak alanlarının kullanılmasını, korunmasını ve bakımını sağlamaktır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesinde düzenlenen görevler, yönetim planındaki hükümlerle birlikte uygulanır.

Başlıca yöneticilik görevleri şunlardır:

• Kurul kararlarını uygulamak: Hukuka uygun kat malikleri kurulu kararlarının gerektirdiği işlemleri yürütmek.
• Bakım ve onarım yaptırmak: Çatı, merdiven, ortak tesisat ve diğer ortak alanların korunması için gerekli tedbirleri almak.
• Asansör güvenliğini takip etmek: Aylık bakımların ve yıllık kontrollerin ilgili teknik düzenlemelere uygun yapılmasını sağlamak.
• Mali işleri yürütmek: Ortak giderleri tahsil etmek, ödemeleri yapmak ve gelir ile gider belgelerini saklamak.
• Hakları korumak: Kanuni koşullar kapsamında aidat borçları için dava veya icra takibi başlatmak ve gerekli hukuki işlemleri takip etmek.
• Toplantıları düzenlemek: Kat malikleri kurulunu gerekli durumlarda toplantıya çağırmak ve alınan kararların uygulanmasını sağlamak.
• Hesap vermek: Gelirleri, giderleri ve yönetim faaliyetlerini kat malikleri kuruluna açıklamak.

Yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur. Bu nedenle tahsil edilen paraların kişisel amaçlarla kullanılması, gider belgelerinin saklanmaması veya yetki sınırlarının aşılması hukuki sorumluluk doğurabilir.

Yöneticiye ücret ödenip ödenmeyeceği ve ücretin kapsamı yönetim planı, kurul kararları ve varsa yöneticilik sözleşmesi çerçevesinde değerlendirilir. Kat malikleri arasından seçilen yöneticinin normal yönetim giderlerine katılımında Kanun'un 40. maddesindeki özel düzenleme de dikkate alınmalıdır.

İşletme Projesi ve Apartman Aidatı Nasıl Belirlenir?

İşletme projesi, apartmanın yıllık tahmini gelirlerini, giderlerini, kat maliklerine düşen payları ve toplanacak avansları gösteren mali plandır. Temizlik, ortak elektrik, asansör bakımı, personel ve benzeri giderlerin hangi kaynaklarla karşılanacağını ortaya koyar.

2026 yılında yürürlüğe giren düzenlemeyle işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanması esası getirilmiştir. Onaylanmış işletme projesi bulunmadığında yönetici gecikmeksizin geçici işletme projesi hazırlar. Bu proje kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara kanunda belirtilen usulle bildirilir ve en geç üç ay içinde genel kurul tarafından aynen veya değiştirilerek karara bağlanır.

Ayrıca yürürlükte bir işletme projesi bulunuyorsa geçici işletme projesi için öngörülen bedelin artırılmasında önceki yıla ait yeniden değerleme oranına bağlı sınırlama uygulanır. Bu sınırlama, genel kurulun onaylayacağı bütün aidatlar için koşulsuz bir artış tavanı anlamına gelmez. Düzenlemenin kapsamı Resmî Gazete üzerinden incelenebilir.

Ortak giderler eşit mi paylaşılır?

Aidatın bütün dairelere her durumda eşit dağıtılması gerektiği düşüncesi doğru değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesine göre, kat malikleri arasında geçerli başka bir anlaşma bulunmadıkça kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine eşit olarak katılım esastır.

Sigorta, ortak yerlerin bakım ve onarımı, yönetici aylığı ve ortak tesislerin işletme giderleri gibi diğer giderlere ise kural olarak arsa payı oranında katılım söz konusudur. Dolayısıyla işletme projesindeki her gider kalemi kendi hukuki niteliğine göre değerlendirilmelidir.

Aidat borcunu ödemeyen kat malikine karşı kanuni koşullarla icra takibi yapılabilir. Kanunda gecikilen günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı öngörülmüştür. Ancak borcun dayanağı, ödeme dönemi ve hesaplama doğru belirlenmelidir.

Apartman Yönetimi Banka Hesabı Nasıl Açılır?

Apartman yönetimi için banka hesabı açılması, ortak giderlerin izlenmesini ve tahsilatların kayıt altına alınmasını kolaylaştırır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi, yöneticinin topladığı para ve avansları bankada, kendi adına fakat ana taşınmazın yöneticisi sıfatı gösterilerek açtıracağı hesaba yatırmasını düzenler.

Bankalar hesap açılışında uyguladıkları prosedüre göre yönetici seçim kararı, kimlik, yönetim planı, karar defteri veya başka belgeler talep edebilir. Apartman yönetiminin hukuki statüsü ile bankanın müşteri tanıma ve hesap açılış prosedürleri birbirinden ayrı değerlendirilmelidir.

Apartman yönetimi banka hesabı açma karar örneği

Karar defterinde hesap açma yetkisinin açıkça belirtilmesi, banka işlemlerinde belirsizliği azaltır. Aşağıdaki metin, somut duruma göre uyarlanabilecek örnek bir karar içeriğidir:

"Kat malikleri kurulunca seçilen yöneticinin, apartmanın ortak giderlerinin tahsili ve yönetim ödemelerinin gerçekleştirilmesi amacıyla uygun bir bankada, ana taşınmazın yöneticisi sıfatı belirtilerek hesap açmasına, hesap işlemlerini yürütmesine ve bu kapsamda bankanın talep ettiği belgeleri imzalamasına karar verilmiştir."

Bu örnek, tek başına geçerli bir kat malikleri kurulu kararı yerine geçmez. Toplantı bilgileri, yetkilendirilen kişinin kimliği, karar yeter sayısı ve gerekli imzalar tamamlanmalıdır. Üç kişilik yönetim kurulunda hesap işlemlerinin tek imzayla mı yoksa müşterek imzayla mı yürütüleceği de kararda açıkça düzenlenebilir.

Ortak gider tahsilatlarının açıklamalı banka transferleriyle alınması, fatura ve makbuzlarla eşleştirilmesi önerilir. Yönetici değiştiğinde eski hesap yetkilerinin gözden geçirilmesi ve yeni yöneticinin banka nezdinde yetkilendirilmesi gerekir.

Karar Defteri ve Mali Belgeler Nasıl Tutulur?

Yönetici yalnızca harcama yapmakla değil, yapılan işlemleri belgelemekle de yükümlüdür. Kat malikleri kurulu kararları, giderler, önemli yazışmalar ve tebligat bilgileri kanuna uygun şekilde kayıt altına alınmalıdır.

Karar defteri noter tasdikli olmalı ve kanundaki usule uygun kullanılmalıdır. Yönetici, defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırmakla yükümlüdür. Gider belgeleri ve yönetimle ilgili diğer evrak da muhafaza edilmelidir.

Uygulamada gelir ve gider çizelgesi, borç takip tablosu ve banka hesap hareketlerinin düzenli tutulması hesap denetimini kolaylaştırır. Ancak elektronik tablolar veya dijital muhasebe programları, kanunen tutulması gereken tasdikli defterlerin yerine kendiliğinden geçmez.

Yeni yöneticinin göreve başlamasında banka bakiyesi, ödenmemiş faturalar, mevcut sözleşmeler, aidat alacakları ve devam eden hukuki işlemler bir devir tutanağıyla kayıt altına alınmalıdır. Böylece eski ve yeni yönetim dönemlerinin mali sorumlulukları daha açık biçimde ayrılabilir.

Apartman Yönetimi Nasıl Denetlenir ve Değiştirilir?

Kat malikleri kurulu, yöneticinin faaliyetlerini sürekli denetleyebilir. Yönetim planında farklı bir denetim dönemi belirlenmemişse hesapların üç ayda bir denetlenmesi gerekir. Haklı bir sebep ortaya çıktığında denetim daha erken yapılabilir.

Kat malikleri, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla bir denetçi veya üç kişilik denetim kurulu seçebilir. Denetçi, mali kayıtları inceleyerek faaliyetler hakkındaki değerlendirmelerini raporlar. Denetim görevinin kapsamı ve raporlama usulü kanun ile yönetim planına uygun olmalıdır.

Yönetici görevlerini yerine getirmiyor, hesap vermiyor veya yetkilerini kötüye kullanıyorsa kat malikleri kurulu haklı sebebe dayanarak yöneticiyi değiştirebilir. Bunun için usulüne uygun toplantı ve seçim yapılması gerekir.

Kat malikleri yönetici seçiminde anlaşamaz ya da yönetici atayamazsa maliklerden biri sulh hukuk mahkemesine başvurarak yönetici atanmasını isteyebilir. Mahkeme tarafından atanan yönetici, kural olarak atamadan itibaren altı ay geçmeden kurul tarafından değiştirilemez. Haklı sebeple değişiklik için mahkemenin izni mümkündür.

Apartman Yönetimi Nereye Şikayet Edilir?

Apartman yönetimi nereye şikayet edilir? Başvurulacak merci, şikayetin konusuna göre değişir. Aidat, yönetici seçimi, ortak giderlerin hesabı ve kat malikleri kurulu kararları gibi özel hukuk uyuşmazlıklarında esas yargı mercii, ana taşınmazın bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesidir. Bununla birlikte dava açılmadan önce uyuşmazlığın zorunlu arabuluculuk kapsamında olup olmadığı değerlendirilmelidir.

Kat mülkiyetinden kaynaklanan uyuşmazlıklar, 6325 sayılı Kanun kapsamında genel olarak dava şartı arabuluculuğa tabidir. Ancak talebin hukuki niteliği ve çekişmesiz yargı gibi ayrımlar önem taşır. Arabuluculuk uygulamasına ilişkin genel açıklamalara Adalet Bakanlığı üzerinden ulaşılabilir.

Şikayet konusu yönetim parasının hukuka aykırı biçimde kullanılması veya suç şüphesi oluşturan başka bir fiilse Cumhuriyet başsavcılığına başvurulabilir. Asansör güvenliği ve yapı güvenliği gibi konularda ise ilgili idari makamların kendi mevzuatlarından doğan denetim yetkileri bulunabilir.

Belediye veya CİMER, her apartman yönetimi anlaşmazlığını karara bağlayan genel bir makam değildir. Başvurunun doğru mercie yapılması, talebin gereksiz yere gecikmesini önler.

Kat malikleri kurulu kararına nasıl itiraz edilir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 33. maddesine göre toplantıya katılıp karara aykırı oy kullanan kat maliki, karar tarihinden itibaren bir ay içinde iptal davası açabilir. Toplantıya katılmayan kat maliki için bir aylık süre kararın öğrenilmesiyle başlar. Her durumda karar tarihinden itibaren altı aylık üst süre vardır. Yokluk veya mutlak butlanla hükümsüzlük durumları bu süre sınırlamalarından ayrılır.

İtirazda toplantı tutanağı, karar defteri, yönetim planı, tebligat belgeleri ve varsa mali kayıtlar önem taşır. Arabuluculuk ve dava süreleri birlikte değerlendirilmesi gereken hukuki meselelerdir. Bu nedenle süreye bağlı işlemlerde gecikmeden hareket edilmelidir.

Kiracılar ve Profesyonel Yönetim Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Kiracılar apartmanda yaşıyor olsalar da sırf kiracı olmaları nedeniyle kat malikleri kurulunda oy hakkı kazanmazlar. Ancak malik tarafından usulüne uygun şekilde yetkilendirilmişlerse vekil sıfatıyla oy kullanmaları mümkündür. Kiracıların ortak alanları kullanırken kanuna ve yönetim planına uygun davranma yükümlülükleri devam eder.

Apartman yönetimi profesyonel bir kişiye veya şirkete bırakıldığında hizmetin kapsamı sözleşmede açıkça düzenlenmelidir. Tahsilat, muhasebe, bakım takibi, raporlama, ücret ve sözleşmenin sona ermesi gibi hususlar belirsiz bırakılmamalıdır. Dışarıdan hizmet alınması, kat maliklerinin kanuni yetkilerini veya yönetimin hesap verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Özellikle birden fazla bloktan oluşan sitelerde tek apartman yönetimine ilişkin hükümler yeterli olmayabilir. Blok yöneticileri, toplu yapı temsilciler kurulu ve ortak tesislerin yönetimi için Kat Mülkiyeti Kanunu'nun toplu yapılara ilişkin özel hükümleri ile mevcut yönetim planı birlikte incelenmelidir.